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提升效率:保障企业实现利润最大化的关键

  衡量一个企业是否成功的重要指标是能否实现利润最大化,而保障企业实现利润最大化关键是提高企业内部的管理效率、营运效率,这两者形同于杠杆定律,必须达到运作平衡。

  在企业管理中普遍存在两个难题,其一,员工与管理者在玩游戏,管理者在与不在,员工做法不一;其二,企业部门间常常会出现沟通不畅,导致出现赵本山小品中的“扯蛋”现象。

  怎么才能让员工自觉自主地学习,让部门之间流畅沟通呢?我想起了华罗庚的《统筹方法》,文章中,他讲了时间的统筹运用:如果你一共要做九件事,那么你可以同步完成,可以利用等待水烧开的时间淘米、洗菜,利用等待饭烧熟的时间刷牙、洗脸、整理床铺等等。总之一句话,见缝插针,统筹安排。

  这篇文章很自然的让我熟悉到时间管理的重要性和如何有效提高效率。这一原则完全可以运用到我们的工作生活中。例如,在等待公车的时候,你可以看报纸;间歇休息时,你可以思考下一步提升销售业绩和促销宣传的计划步骤;在等待会议开始的时候,拟好开会时发言的提纲;在卖场巡视与顾客接触的过程中,可以通过他们的言行异常调整管理的角度或经营的策略等。

  管理效率和营运效率在企业中必须平衡运行,才能保障企业的稳步前行,若出现一头松,一头紧,势必会制约企业发展,当然提高这两者之间的效率,并不是使我们的生活永远处于高度紧张的状态。个人或部门,要学会有计划的统筹生活与工作,游刃有余的处理身边的事情,才能在工作中产生乐趣,在生活中淡定从容。

  提升效率的有效方法:

  第一,有效统筹,合理安排。将工作依轻重缓急分类,根据自身状态合理分配精力。部门之间沟通,注重题目影响力,及时反馈,避免推诿及隔夜现象。

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  在平时的工作中,要学会统筹安排,充分利用时间差,用干一件工作的时间来完成好几件工作。因为完成每件工作所需的时间有长有短,对于那些不用高度集中精力的工作,可利用等待的时间来见缝插针地完成它。另外,像事前准备、随时记录等方法都是日常工作中所常用的。例如:我们在点名的时候,不仅可以了解班次到岗情况,还可以通过点名来了解到每班次的职员配备,在临时性工作安排的时候,不必去重新调度是否有合适的职员来执行,以此来避免浪费时间,充分利用时间。总之,事例随处可见,从这些细节入手,通过树立正确的效率观来提高工作效率,这是每个管理者和基层职员都必须该养成的习惯。

  兄弟部门之间的沟通,凡是通过书面形式或邮件形式传递的,基本属于紧急重要的事件,应迅速在第一时间做出反应,杜绝扯皮、推诿现象,根据自身工作节奏,及时处理反馈,养成良好的工作习惯。例如:与兄弟部门沟通,所反馈的沟通信息,一旦被压置办公桌的材料中,将会出现遗忘,因此,各部门应建立沟通事项备忘,以更好的促进沟通时效。

  第二,工作切忌本末倒置,打乱已有的工作节奏。已形成的工作节奏可能就是完成工作的最佳安排,这时的效率也是最优的。如果你改变了自己已经形成的工作节奏,会导致你做起工作起来不顺手,势必浪费你的时间,影响工作效率。例如:某员工,对当天的工作按照轻重缓急进行了计划,并开始执行,突然接到主管安排的临时工作,虽不紧急,但又不得不打乱自己的计划,导致既定工作未能按时完成,影响效率。

  第三,处理好效率和效果的关系。要使工作张弛有度,就应该用效果来衡量效率。在实际工作中,效率就像拉动马车前进的马,运行的速度和目的地的抵达就是效果,掌握好手中的缰绳,便可欣赏路边的风景,这样所取得的工作节奏会是一种理想的方式。

  第四,养成及时完成工作的习惯,影响身边的人。所谓及时完成,就是在工作需要完成的前一刻及时做完,不提早,也不延误。也许有人会说,为什么“及时”完成而不是“提前”完成呢?当然,有些工作能提前完成最好,但如果提前完成反而有碍于工作的质量以及时效,那还是及时完成好。例如:给客人预备茶水,要在适当的时候把茶沏好,提前的时间过多,茶水会变凉,反而不便于客人饮用。所以,有时“提前”做未必是好事,“及时”完成才能创造高效率的工作成果。

  另外,要做到及时完成工作,还要求有较强的自控能力,避免受到外界突发事件或自身情绪波动的干扰。其实,这些都取决于每个人的日常生活习惯,努力按照以上原则执行,持之以恒,及时完成工作在你看来就会是习以为常的事。

  第五,学会合理授权,通过授权、分权可以更好的将单体运做分解为群体运做,更为有效的统筹时间并突出群体运做的独特性和积极性。

  市场经济下,唯一不变的是求变。面对工作任务的随时变化,要不断创新,改进工作方法,常变常新,保持管理与营运的良好状态。无论部门沟通还是基层管理,单纯只遵循以上方法,未必能提升工作效率,重要的是在企业的管理制度中要有严谨明朗的奖惩制度规范着管理的方向和工作的方向,避免出现夹层现象,如此合为一体,才能提升工作效率,追求管理与营运的效率平衡。

□ 胶南店 张崇高

 
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